Hisoft ePoslovanje

Pretvorba dobavnice v e-račun

1. Kaj omogoča ta funkcionalnost

Iz že shranjene dobavnice lahko ustvarite nov e-račun, ne da bi morali ponovno vnašati kupca in vseh postavk.

Pri pretvorbi:

  • dobavnica ostane shranjena kot izvorni dokument;
  • ustvari se nov e-račun z lastno številko;
  • podatki in postavke dobavnice se prenesejo na e-račun;
  • dobavnica se označi s Prenos Knj. in zaklene.

Ustvarjeni e-račun morate pred pošiljanjem še pregledati.

2. Preden začnete

Pred pretvorbo preverite:

  • da ste izbrali pravo dobavnico;
  • da so kupec in prejemnik pravilni;
  • da dobavnica vsebuje vse dobavljene artikle ali opravljene storitve;
  • da so količine, cene, popusti in davčne stopnje pravilni;
  • da dobavnica še nima oznake Prenos Knj.;
  • da dobavnica ni zaklenjena.

Dobavnico pred pretvorbo po potrebi popravite in ponovno shranite.

3. Kje najdete funkcionalnost

V glavnem meniju izberite:

E-dokumenti → Seznam Dobavnic

Odpre se seznam shranjenih dobavnic.

4. Postopek

  1. Na seznamu poiščite dobavnico, iz katere želite ustvariti e-račun.
  2. Po potrebi uporabite filtre po številki ali datumu.
  3. Preverite, da dobavnica nima oznake Prenos Knj.
  4. Pri izbrani dobavnici izberite ikono za ustvarjanje e-računa.
  5. Prikaže se potrditveno vprašanje. Izberite DA, PRENESI.
  6. Počakajte, da se postopek zaključi.
  7. V obvestilu o uspešni pretvorbi preverite številko ustvarjenega e-računa.
  8. Odprite E-dokumenti → Seznam Eračunov.
  9. Poiščite novo ustvarjeni e-račun.
  10. E-račun odprite in pred nadaljnjo uporabo preverite njegove podatke.
Možnost za ustvarjanje e-računa iz dobavnice
Ikona za ustvarjanje e-računa iz izbrane dobavnice.

5. Kateri podatki se prenesejo

Na novi e-račun se prenesejo predvsem:

  • kupec;
  • prejemnik, če je določen;
  • postavke;
  • opisi postavk;
  • količine;
  • cene;
  • popusti;
  • davčne stopnje;
  • merske enote;
  • način plačila;
  • dodatno oziroma končno besedilo dokumenta;
  • priloge dobavnice.

Novi e-račun je samostojen dokument in dobi svojo številko.

6. Preverjanje ustvarjenega e-računa

Pred prenosom ali pošiljanjem preverite:

  • kupca in prejemnika;
  • datum izdaje;
  • datum opravljene storitve oziroma dobave;
  • datum zapadlosti;
  • način plačila;
  • postavke in količine;
  • cene in popuste;
  • davčne stopnje;
  • skupni znesek;
  • dodatno besedilo;
  • priloge.

Datum izdaje novega e-računa se nastavi na datum pretvorbe, datum opravljene storitve oziroma dobave pa se prenese iz datuma dobavnice. Zato datumom namenite posebno pozornost.

7. Kaj pomeni oznaka Prenos Knj.

Po uspešni pretvorbi se pri dobavnici v stolpcu Prenos Knj. prikaže zelena kljukica.

Oznaka pomeni, da je bil iz dobavnice že ustvarjen drug dokument. Glede na omogočene funkcionalnosti je bil lahko ustvarjen:

  • e-račun ali
  • davčno potrjen blagajniški račun.

Dobavnica z oznako Prenos Knj.:

  • ostane na seznamu kot izvorni dokument;
  • je ni več mogoče običajno urejati;
  • je ni mogoče ponovno uporabiti za ustvarjanje novega računa.

8. Pošiljanje ustvarjenega e-računa

Pretvorba dobavnice še ne pomeni, da je bil e-račun poslan kupcu.

Ustvarjeni e-račun morate ločeno:

  • prenesti v obliki PDF ali ZIP;
  • poslati po e-pošti ali
  • poslati prek nastavljenega ponudnika e-računov.

Pred pošiljanjem vedno preverite vse podatke e-računa.

Preverite tudi podatke kupca. Manjkajoča davčna ali matična številka lahko pozneje prepreči pripravo oziroma pošiljanje elektronskega računa.

9. Uporaba na telefonu ali tablici

  1. Na seznamu poiščite kartico želene dobavnice.
  2. Izberite Več, da prikažete dodatne možnosti.
  3. Pri možnosti Ustvari rač. izberite prikazano ikono.
  4. V potrditvenem oknu izberite DA, PRENESI.
  5. Počakajte na obvestilo o uspešni pretvorbi.
  6. Odprite E-dokumenti → Seznam Eračunov.
  7. Odprite novo ustvarjeni e-račun in preverite njegove podatke.

10. Pomembna opozorila

  • Pred pretvorbo natančno preverite dobavnico.
  • Iz iste dobavnice ne ustvarjajte računa večkrat.
  • Pretvorba ne izbriše dobavnice.
  • Ustvarjeni e-račun ni samodejno poslan kupcu.
  • Dobavnica se po uspešni pretvorbi označi s Prenos Knj. in zaklene.
  • Če ste izbrali napačno dobavnico, postopka ne ponavljajte brez preverjanja že ustvarjenega e-računa.

11. Pogoste težave

Možnost za ustvarjanje e-računa ni aktivna

Dobavnica je lahko:

  • že označena s Prenos Knj.;
  • zaklenjena;
  • trenutno odprta pri drugem uporabniku.

Preverite oznako prenosa in stanje dobavnice.

Aplikacija sporoči, da je dobavnica zaklenjena

Dobavnico lahko ureja drug uporabnik ali pa je bil iz nje že ustvarjen drug dokument. Osvežite seznam in preverite oznako Prenos Knj.

Novega e-računa ne najdem

Odprite E-dokumenti → Seznam Eračunov.

Počistite filtre in poiščite najnovejši dokument oziroma uporabite številko e-računa iz obvestila o uspešni pretvorbi.

Podatki na e-računu niso pravilni

Če e-račun še omogoča urejanje:

  1. odprite ga za urejanje;
  2. popravite podatke;
  3. ponovno ga shranite;
  4. pripravite nov PDF oziroma ga nato pošljite kupcu.

Dobavnice po pretvorbi ne morem več urejati

To je pričakovano. Po uspešni pretvorbi se dobavnica označi s Prenos Knj. in zaklene.

Pretvorba se ni uspešno zaključila

Preverite prikazano obvestilo. Pred ponovnim poskusom odprite seznam e-računov in preverite, ali je novi dokument kljub temu že nastal.

12. Povezana navodila