Pošiljanje e-računa po e-pošti
1. Kaj omogoča ta funkcionalnost
Funkcionalnost omogoča, da shranjeni e-račun pošljete prejemniku neposredno iz aplikacije.
Račun je sporočilu samodejno dodan kot PDF-priloga. Pred pošiljanjem lahko preverite ali spremenite:
- e-poštni naslov prejemnika,
- zadevo sporočila,
- vsebino sporočila.
Pošiljanje po e-pošti ni enako pošiljanju strukturiranega e-računa prek BizBoxa ali eNabiralnika. Prejemnik po e-pošti prejme PDF-dokument.
2. Preden začnete
Pred pošiljanjem mora biti:
- račun shranjen,
- pošiljanje e-pošte nastavljeno za vaš uporabniški račun,
- izbran veljaven način pošiljanja e-pošte,
- vnesen veljaven e-poštni naslov prejemnika.
Če ima kupec v svojih podatkih že vpisan e-poštni naslov, ga aplikacija samodejno predlaga.
3. Kje najdete funkcionalnost
V glavnem meniju izberite:
Na seznamu je pri vsakem računu prikazan stolpec E-pošta z ikono ovojnice.
4. Postopek
- Na seznamu poiščite račun, ki ga želite poslati.
- V vrstici izbranega računa v stolpcu E-pošta izberite ikono ovojnice.
- Odpre se okno za pripravo e-poštnega sporočila.
- Preverite polje »Prejemnik«.
- Preverite oziroma dopolnite »Zadevo«.
- Preberite in po potrebi uredite »Vsebino« sporočila.
- Preverite, da pošiljate pravi račun pravi osebi.
- Izberite »Pošlji«.
- Počakajte na obvestilo, ali je bilo sporočilo uspešno poslano.
Račun se samodejno pripravi in sporočilu doda kot PDF-priloga.
5. Prejemnik
Če ima kupec vpisan e-poštni naslov, se ta samodejno prikaže v polju »Prejemnik«.
Naslov lahko pred pošiljanjem spremenite, na primer kadar želi kupec račun prejeti na drug naslov.
Preverite predvsem:
- ali je naslov pravilno napisan,
- ali ne vsebuje presledkov,
- ali vsebuje znak @,
- ali račun pošiljate pravi osebi.
6. Zadeva in vsebina sporočila
Zadeva in besedilo sta lahko že pripravljena na podlagi nastavitev e-pošte.
Pred pošiljanjem ju lahko spremenite.
Primer zadeve:
E-račun št. 18-2026
Primer vsebine:
Pozdravljeni, v priponki vam pošiljamo e-račun. Lep pozdrav.
Zadeva in vsebina sporočila ne smeta biti prazni.
7. Uporaba na telefonu ali tablici
Na telefonu je račun lahko prikazan v obliki kartice.
- Poiščite želeni račun.
- Odprite njegove dodatne možnosti, če niso takoj prikazane.
- Izberite ikono ovojnice oziroma možnost »E-pošta«.
- Preverite prejemnika, zadevo in vsebino.
- Izberite »Pošlji«.
8. Pomembna opozorila
- Pred pošiljanjem vedno preverite e-poštni naslov.
- Poslanega sporočila iz aplikacije ni mogoče preklicati.
- Pošiljanje po e-pošti ne spremeni vsebine shranjenega računa.
- Če račun pred pošiljanjem popravite, ga najprej ponovno shranite.
- E-poštno sporočilo vsebuje poslovne podatke, zato ga pošljite samo pravilnemu prejemniku.
- Uspešno obvestilo pomeni, da je aplikacija sporočilo oddala. Ne zagotavlja pa, da ga prejemnikov ponudnik ni preusmeril med neželeno pošto.
- Pošiljanje PDF-ja po e-pošti ne nadomešča strukturiranega e-računa, kadar prejemnik zahteva elektronsko izmenjavo prek BizBoxa, eNabiralnika ali drugega sistema.
9. Pogoste težave
Ikona E-pošta ni prikazana ali ne deluje
Pošiljanje e-pošte morda ni nastavljeno za vaš uporabniški račun.
Odprite:
in preverite izbrani način pošiljanja. Če nastavitev ne urejate sami, se obrnite na skrbnika.
Prejemnik ni samodejno izpolnjen
Kupec najverjetneje nima vpisanega e-poštnega naslova. Naslov vnesite ročno ali ga dodajte med podatke kupca.
Aplikacija ne dovoli pošiljanja
Preverite:
- ali je prejemnikov naslov veljaven,
- ali je zadeva izpolnjena,
- ali je vsebina sporočila izpolnjena,
- ali imate internetno povezavo.
Sporočilo ni prispelo
Prejemnik naj preveri:
- mapo z neželeno pošto,
- pravilnost svojega e-poštnega naslova,
- ali je njegov poštni predal poln.
Če aplikacija ni prikazala uspešnega pošiljanja, pošiljanje ponovite šele po preverjanju nastavitev.
V priponki so napačni podatki
Preverite shranjeni račun. Če ga je še mogoče urejati, ga popravite, shranite in nato ponovno pošljite.