Seznam in filtriranje dobavnic

1. Kaj omogoča ta funkcionalnost

Seznam dobavnic omogoča pregled vseh shranjenih dobavnic ter hitro iskanje želenega dokumenta.

Na seznamu lahko:

• pregledate osnovne podatke dobavnic,
• poiščete dobavnico po številki,
• omejite prikaz na izbrano datumsko obdobje,
• spremenite vrstni red prikaza,
• odprete podrobnosti dobavnice,
• odprete dobavnico za urejanje,
• ustvarite kopijo dobavnice,
• prenesete ali pošljete dobavnico,
• iz dobavnice ustvarite e-račun.

2. Kje najdete seznam dobavnic

V glavnem meniju izberite:

E-dokumenti → Seznam Dobavnic

Odpre se seznam shranjenih dobavnic.

3. Podatki na seznamu

Pri posamezni dobavnici so prikazani:

• številka dobavnice,
• kupec,
• datum,
• znesek za plačilo,
• razpoložljiva dejanja,
• oznaka Prenos Knj.

Na računalniku so dobavnice prikazane v tabeli. Nekatera dejanja so prikazana samo, če so omogočena v nastavitvah aplikacije.

4. Odpiranje filtrov

1. Na seznamu dobavnic izberite ikono filtra.
2. Prikažejo se polja za iskanje in razvrščanje.
3. Vnesite želene pogoje.
4. Izberite Uporabi.

Uporabite lahko en filter ali več filtrov hkrati.

5. Iskanje po številki dobavnice

1. Odprite filtre.
2. V polje »Številka« vnesite zaporedno številko dobavnice.
3. Izberite Uporabi.

Na seznamu se prikaže dobavnica z vneseno zaporedno številko.

Vnesite samo številko, kot je prikazana na seznamu dobavnic.

6. Filtriranje po datumu

Prikaz dobavnic lahko omejite na izbrano datumsko obdobje.

Na voljo sta polji:

• »Od datuma« – začetni datum obdobja;
• »Do datuma« – končni datum obdobja.

1. V polje »Od datuma« vnesite začetni datum.
2. V polje »Do datuma« vnesite končni datum.
3. Izberite Uporabi.

Na seznamu se prikažejo dobavnice iz izbranega obdobja.

Uporabite lahko tudi samo eno datumsko mejo:

• samo »Od datuma« za dobavnice od izbranega datuma naprej;
• samo »Do datuma« za dobavnice do izbranega datuma.

7. Razvrščanje dobavnic

V polju »Razvrsti po« lahko izberete:

• Številka padajoče;
• Številka naraščajoče;
• Datum padajoče;
• Datum naraščajoče.

Padajoče pomeni, da so novejše oziroma višje vrednosti prikazane najprej.

Naraščajoče pomeni, da so starejše oziroma nižje vrednosti prikazane najprej.

Razvrščanje spremeni samo vrstni red prikaza in ne spremeni podatkov dobavnic.

8. Uporaba več filtrov hkrati

Hkrati lahko na primer določite:

• številko dobavnice in datumsko obdobje;
• začetni in končni datum;
• datumsko obdobje in način razvrščanja.

Prikažejo se samo dobavnice, ki ustrezajo vsem izbranim pogojem.

Če ne dobite nobenega rezultata, odstranite enega ali več filtrov in iskanje ponovite.

9. Odstranitev filtrov

Za ponovni prikaz vseh dobavnic:

1. odprite filtre;
2. izberite Počisti.

Seznam se ponovno naloži brez predhodnih omejitev.

10. Premikanje med stranmi seznama

Če je dobavnic več, so razdeljene na več strani.

Za pregled drugih dobavnic uporabite:

• naslednjo stran,
• prejšnjo stran,
• izbiro številke strani.

Na eni strani je privzeto prikazanih do 20 dobavnic.

Ko dobavnico odprete za urejanje in se nato vrnete na seznam, aplikacija ohrani uporabljene filtre in stran, na kateri ste bili.

11. Pregled podrobnosti dobavnice

Na računalniku izberite vrstico želene dobavnice.

Odpre se prikaz podrobnosti, kjer lahko pregledate:

• osnovne podatke dobavnice,
• podatke kupca,
• postavke,
• druge podatke dokumenta.

Za spreminjanje podatkov uporabite ikono svinčnika v stolpcu Uredi.

12. Razpoložljiva dejanja

Pri posamezni dobavnici so lahko na voljo naslednja dejanja:

Uredi

Ikona svinčnika odpre dobavnico za urejanje.

Urejanje ni na voljo, če je dobavnica zaklenjena ali je bila že prenesena v drug dokument.

Kopiraj

Ikona kopiranja ustvari novo samostojno kopijo dobavnice.

Kopiranje je na voljo tudi pri zaklenjeni ali že preneseni dobavnici.

Prenesi

Ikona za prenos odpre izbiro vrste dokumenta.

Izberete lahko:

• DOBAVNICA – dobavnica z vrednostmi;
• KOSOVNA DOBAVNICA – dobavnica brez vrednosti.

Tiskaj 80mm

Če je možnost omogočena v nastavitvah, lahko dobavnico natisnete na nastavljenem tiskalniku.

Ustvari e-račun

Ikona za ustvarjanje e-računa iz dobavnice pripravi nov e-račun.

Možnost ni na voljo, če je dobavnica zaklenjena ali je bila že prenesena v drug dokument.

Ustvari blagajniški račun

Če je funkcionalnost omogočena, lahko iz dobavnice ustvarite tudi blagajniški račun.

Možnost ni na voljo, če je dobavnica zaklenjena ali že prenesena.

E-pošta

Če je pošiljanje e-pošte omogočeno, lahko pošljete:

• DOBAVNICO ali
• KOSOVNO DOBAVNICO.

Dodaj Dobavnico

Možnost Dodaj Dobavnico odpre obrazec za ustvarjanje nove dobavnice.

13. Pomen oznake Prenos Knj.

Zelena kljukica v stolpcu Prenos Knj. pomeni, da je bil iz dobavnice že ustvarjen drug dokument.

Glede na omogočene funkcionalnosti je bil lahko ustvarjen:

• e-račun ali
• davčno potrjen blagajniški račun.

Takšne dobavnice:

• ni več mogoče običajno urejati;
• ni mogoče ponovno uporabiti za ustvarjanje novega računa.

Dobavnica ostane na seznamu kot izvorni dokument.

14. Uporaba na telefonu ali tablici

Na telefonu ali tablici so dobavnice prikazane kot kartice.

1. Poiščite želeno dobavnico.
2. Izberite Več, da prikažete dodatne podatke in razpoložljiva dejanja.
3. Izberite želeno dejanje.
4. Z možnostjo Manj dodatne podatke in dejanja ponovno skrijete.

Na mobilni napravi se dodatni podatki in razpoložljiva dejanja prikažejo neposredno znotraj kartice.

Klik na kartico na telefonu ne odpre ločenega prikaza celotnih podrobnosti dobavnice.

15. Kopiranje dobavnice

Z ikono kopiranja lahko iz obstoječe dobavnice ustvarite novo samostojno dobavnico.

1. Na seznamu poiščite dobavnico, ki jo želite kopirati.
2. Izberite ikono za kopiranje.
3. Preverite, ali ste izbrali pravo dobavnico.
4. Potrdite izdelavo kopije.
5. Po uspešnem kopiranju preverite številko nove dobavnice v obvestilu.
6. Novo dobavnico odprite in pred uporabo preverite vse podatke.

Kopija dobi novo številko in se obravnava kot samostojen dokument. Spremembe kopije ne vplivajo na prvotno dobavnico.

Pred uporabo preverite predvsem kupca, prejemnika, datum, postavke, količine, cene, dodatno besedilo in podpise.

Kopiranje je na voljo tudi pri zaklenjeni dobavnici ali dobavnici z oznako Prenos Knj.

16. Pomembna opozorila

• Če uporabljate več filtrov, mora dobavnica ustrezati vsem izbranim pogojem.
• Če dobavnice ne najdete, najprej izberite Počisti.
• Zelena kljukica v stolpcu Prenos Knj. pomeni, da je bil iz dobavnice ustvarjen drug dokument.
• Prenesene ali zaklenjene dobavnice ni mogoče običajno urejati.
• Razvrščanje ne spreminja vsebine dokumentov.
• Pred ustvarjanjem e-računa ali blagajniškega računa preverite, ali ste izbrali pravo dobavnico.

17. Pogoste težave

18. Povezana navodila

• Ustvarjanje dobavnice
• Urejanje dobavnice
• Prenos dobavnice v PDF
• Pošiljanje dobavnice po e-pošti
• Pretvorba dobavnice v e-račun
• Podpis prejemnika
• Pregled shranjenih podpisov