Urejanje podatkov dobavnice

1. Kaj omogoča ta funkcionalnost

Na že shranjeni dobavnici lahko popravite podatke, kadar je bil dokument ustvarjen z napačnimi ali nepopolnimi informacijami.

Urejate lahko predvsem:

kupca in prejemnika,
datum dobavnice,
valuto,
davčne podatke,
popusta na celotnem dokumentu,
analitiko,
končno besedilo,
podatke o podpisih.

Urejanje postavk je podrobneje opisano v navodilu za ustvarjanje dobavnice.

2. Preden začnete

Pred urejanjem preverite:

ali ste izbrali pravo dobavnico;
ali dobavnica ni začasno zaklenjena;
ali dobavnica še ni bila uporabljena za ustvarjanje e-računa ali blagajniškega računa;
ali imate dovoljenje za urejanje dobavnic.

Če je bila dobavnica že uporabljena za ustvarjanje e-računa ali blagajniškega računa, je ni več mogoče običajno urejati.

3. Kje najdete funkcionalnost

V glavnem meniju izberite:

Odpre se seznam shranjenih dobavnic.

Seznam shranjenih dobavnic z ikono za urejanje.

4. Odpiranje dobavnice za urejanje

Na seznamu poiščite želeno dobavnico.
Po potrebi uporabite filtre za iskanje po številki ali datumu.
Pri izbrani dobavnici izberite ikono svinčnika v stolpcu Uredi.
Odpre se obrazec z obstoječimi podatki dobavnice.
Pred spreminjanjem preverite številko in kupca, da ne uredite napačnega dokumenta.

Če je vključena sinhronizacija z lokalnim ERP-sistemom, aplikacija ob odprtju dobavnice za urejanje zahteva njen zaklep v ERP-ju.

Če je dobavnica zaklenjena ali že prenesena v e-račun, je ikona svinčnika obarvana sivo.

5. Urejanje kupca

Kupca spremenite samo, če je bila dobavnica izdana napačni stranki.

V polju »Kupec Šifra« ali »Kupec Naziv« poiščite kupca po šifri oziroma nazivu.
Izberite ga iz prikazanega seznama.
Preverite, ali je izbran pravilen kupec.

Po spremembi kupca ponovno preverite:

prejemnika,
davčni položaj in davčni režim,
popusta,
valuto,
analitiko,
končno besedilo.

Nekateri od teh podatkov se lahko samodejno spremenijo glede na nastavitve izbranega kupca.

6. Urejanje prejemnika

Če je blago prevzela druga oseba, poslovna enota ali lokacija, preverite podatke prejemnika.

Prejemnika poiščite v polju »Prejemnik Šifra« ali »Prejemnik Naziv«.
Izberite pravilnega prejemnika iz prikazanega seznama.
Preverite prikazano šifro in naziv.

Če sta kupec in prejemnik ista, dodatnega prejemnika ni treba izbrati.

7. Urejanje datuma in valute

Preverite oziroma popravite:

»Datum«;
»Valuta«.

Datum naj ustreza dejanskemu datumu dobave blaga ali izvedbe storitve.

Pri spremembi datuma bodite pozorni, da se ujema tudi z morebitnimi povezanimi dokumenti in dogovorom s kupcem.

8. Urejanje davčnih podatkov

Preverite:

»Zavezanec«;
»Davek«;
davčne stopnje na postavkah.

Davčne podatke spreminjajte previdno, saj lahko sprememba vpliva na vrednosti celotne dobavnice.

Če niste prepričani, kateri davčni režim je pravilen, se pred shranjevanjem posvetujte z računovodstvom.

9. Urejanje popustov

V poljih »Rabat1[%]« in »Rabat2[%]« lahko spremenite popusta, ki veljata za celotno dobavnico.

Po spremembi preverite:

vrednosti posameznih postavk;
osnovo za obračun;
DDV;
skupni znesek dobavnice.

Popust na posamezni postavki uredite neposredno pri izbrani postavki.

10. Urejanje analitike

Če vaše podjetje uporablja analitiko, preverite oziroma popravite polje »Analitika«.

Pravilna analitika je pomembna predvsem za poznejši pregled in obdelavo dokumentov.

11. Urejanje končnega besedila

Končno besedilo je vneseno v polju »Končnica dokumenta« in se prikaže na dnu dobavnice.

V njem lahko popravite ali dodate:

pogoje dobave,
opombo o prevzemu,
navodila kupcu,
druga pojasnila.

Pred shranjevanjem preverite, da v besedilu niso ostali podatki iz drugega dokumenta ali podatki prejšnjega kupca.

12. Urejanje podpisov

Izberite Dodaj podpis oziroma Uredi podpise.

Podpis prejemnika

Pri podpisu prejemnika lahko preverite oziroma spremenite:

ime in priimek,
kraj,
podpis.

Podpis prodajalca

Pri podpisu prodajalca lahko preverite oziroma spremenite:

ime in priimek,
podpis.

Če podpis ni pravilen, ga odstranite ali ponovno zajemite.

Spremembe podpisov se dokončno shranijo šele skupaj z dobavnico.

13. Shranjevanje sprememb

Pred shranjevanjem ponovno preverite:

kupca in prejemnika;
datum in valuto;
postavke in količine;
cene, popuste in davke;
skupne vrednosti;
končno besedilo;
podpise.

Izberite Shrani.
Počakajte, da se shranjevanje zaključi.
Po uspešnem shranjevanju se prikaže potrditveno obvestilo.
Aplikacija vas preusmeri na seznam dobavnic.

Po shranjevanju lahko dobavnico ponovno odprete ali jo prenesete v obliki PDF in preverite končni prikaz.

14. Pomembna opozorila

Pred shranjevanjem vedno preverite, ali urejate pravo dobavnico.
Sprememba kupca lahko samodejno spremeni druge podatke dokumenta.
Sprememba davkov, cen ali popustov vpliva na skupni znesek.
Pri vključeni ERP-sinhronizaciji začasno zaklenjene dobavnice ni mogoče urejati, dokler zaklep ni sproščen.
Dobavnice, iz katere je bil že ustvarjen e-račun ali blagajniški račun, ni več mogoče običajno urejati.
Preneseni PDF se ne posodobi samodejno. Po spremembi pripravite novega.
Če je bila prejšnja različica že poslana kupcu, ga obvestite, da jo nadomešča popravljena dobavnica.
Preden zapustite obrazec, spremembe shranite.

15. Pogoste težave

Možnost za urejanje ni aktivna

Dobavnica je lahko:

začasno zaklenjena v povezanem ERP-sistemu;
že prenesena v e-račun ali blagajniški račun;
nedostopna zaradi uporabniških dovoljenj.

Preverite stanje dokumenta oziroma se obrnite na odgovorno osebo.

Dobavnice ni mogoče shraniti