Ustvarjanje dobavnice

1. Kaj omogoča ta funkcionalnost

Dobavnica je dokument, s katerim evidentirate dobavo blaga ali izvedbo storitve kupcu.

Na dobavnico lahko dodate:

• kupca in prejemnika,
• datum dobavnice,
• davčne podatke,
• artikle ali storitve,
• količine, cene in popuste,
• dodatne opise,
• končno besedilo,
• podpis prejemnika in prodajalca.

Iz shranjene dobavnice lahko pozneje ustvarite e-račun.

Dobavnica ni račun in se ne potrjuje na FURS-u.

2. Preden začnete

Za ustvarjanje dobavnice morate:

• biti prijavljeni v aplikacijo,
• imeti dovoljenje za delo z e-dokumenti,
• imeti vnesenega aktivnega kupca,
• imeti pripravljene artikle ali storitve, ki jih želite dodati.

Dobavnico je mogoče ustvariti tudi iz ponudbe ali v določenih primerih iz Touch blagajne. Spodnji postopek opisuje neposredno ustvarjanje nove dobavnice.

3. Kje najdete funkcionalnost

V glavnem meniju izberite:

E-dokumenti → Dobavnica

Odpre se obrazec za ustvarjanje nove dobavnice.

Obrazec lahko odprete tudi prek poti:

E-dokumenti → Seznam Dobavnic → Dodaj Dobavnico

Na telefonu ali tablici najprej odprite glavni meni. Polja so lahko prikazana drugo pod drugim, postopek pa ostane enak.

4. Izbira kupca

1. V polju »Kupec Šifra« ali »Kupec Naziv« začnite vpisovati šifro oziroma naziv kupca.
2. Kupca izberite iz prikazanega seznama.
3. Preverite, ali se je prikazal pravilen naziv kupca.

Če kupec še ni vnesen, ga najprej dodajte med stranke.

Kupca vedno izberite iz ponujenega seznama. Samo ročno vpisan naziv ne pomeni, da je kupec pravilno izbran.

Če kupec ni aktiven, ga na novo dobavnico ni mogoče dodati.

5. Izbira prejemnika

Če blago ali storitev prejme druga oseba oziroma druga poslovna enota kot kupec, izpolnite tudi podatke prejemnika.

1. V polju »Prejemnik Šifra« ali »Prejemnik Naziv« poiščite prejemnika.
2. Izberite ga iz prikazanega seznama.
3. Preverite izbranega prejemnika.

Če sta kupec in prejemnik ista, lahko podatke prejemnika pustite prazne.

6. Vnos osnovnih podatkov

Preverite oziroma izpolnite prikazane podatke dobavnice:

• »Datum« – datum izdaje oziroma izvedene dobave;
• »Valuta« – rok, povezan z dokumentom;
• »Zavezanec« in »Davek« – davčni položaj kupca in način obračuna davka;
• »Rabat1[%]« in »Rabat2[%]« – popusta, ki veljata za celotno dobavnico;
• »Analitika« – izpolnite jo, kadar jo vaše podjetje uporablja.

Nekateri podatki se lahko izpolnijo samodejno po izbiri kupca. Aplikacija lahko med drugim predlaga davčni položaj, popusta, rok in analitiko.

Pred nadaljevanjem podatke vseeno preverite. Če niste prepričani glede davčnega režima, se posvetujte z računovodstvom.

7. Dodajanje postavke

Pred dodajanjem postavk mora biti izbran kupec in pravilno nastavljen davčni režim.

1. Izberite Dodaj Postavko.
2. Artikel ali storitev poiščite v polju »Šifra Artikla« ali »Opis«.
3. Artikel oziroma storitev izberite iz prikazanega seznama.
4. Preverite oziroma vnesite podatke postavke.
5. Potrdite dodajanje postavke.
6. Postopek ponovite za vse dobavljeno blago oziroma opravljene storitve.

Pri postavki preverite predvsem:

• »Opis«;
• »Količina«;
• »Cena brez DDV« oziroma »Cena z DDV«;
• popust;
• davčno stopnjo;
• mersko enoto.

Cena, davčna stopnja, merska enota in morebitni popust se lahko prenesejo iz podatkov artikla ali kupca.

Pred potrditvijo vedno preverite pravilnost količine in cene.

8. Izbira vrste cene

Pri postavki lahko v polju »Tip Cene« izberete način vnosa cene.

Glede na izbrano možnost vnesete:

• ceno brez DDV ali
• ceno z DDV.

Aplikacija drugo vrednost samodejno preračuna.

Če ima kupec določen poseben cenik, se lahko ustrezna cena predlaga samodejno.

Če ima kupec prodajo blokirano, aplikacija prikaže opozorilo in postavke ni mogoče shraniti.

9. Urejanje ali brisanje postavke

Urejanje postavke

1. Izberite postavko na seznamu.
2. Spremenite količino, ceno, popust, davek, mersko enoto ali opis.
3. Potrdite spremembo.
4. Preverite ponovno izračunane zneske.

Brisanje postavke

1. Odprite postavko, ki jo želite odstraniti.
2. Izberite Izbriši.
3. Po potrebi potrdite brisanje.

Po vsaki spremembi aplikacija ponovno izračuna skupne vrednosti dobavnice.

10. Dodajanje dodatnega opisa

K posamezni postavki lahko dodate dodatno opisno vrstico.

1. Pri postavki izberite ikono plus.
2. V polje »Opis« vnesite želeno besedilo.
3. Potrdite dodajanje.

Dodatni opis lahko uporabite za:

• serijsko številko,
• podrobnejši opis dobave,
• lokacijo izvedbe,
• dodatne tehnične podatke,
• druga pojasnila kupcu.

Opisna vrstica nima lastne količine ali cene in ne vpliva na skupni znesek.

11. Končno besedilo dobavnice

V polje »Končnica dokumenta« lahko dodate vsebino, ki se bo prikazala na dnu dobavnice.

Dodate lahko na primer:

• opombo o prevzemu,
• pogoje dobave,
• navodila kupcu,
• drugo pomembno pojasnilo.

Besedilo se lahko po izbiri kupca izpolni samodejno. Pred shranjevanjem ga preverite in po potrebi popravite.

12. Dodajanje podpisov

Dobavnica lahko vsebuje:

• podpis prejemnika,
• podpis prodajalca.

Izberite Dodaj podpis oziroma Uredi podpise.

Pri podpisu prejemnika lahko vnesete njegovo ime in priimek, kraj ter zajamete podpis.

Pri podpisu prodajalca lahko vnesete ime in priimek ter zajamete podpis. Aplikacija lahko samodejno naloži zadnji uporabljeni podpis prodajalca.

Podpisa se dokončno shranita šele skupaj z dobavnico.

13. Shranjevanje dobavnice

Pred shranjevanjem preverite:

• ali je izbran pravi kupec;
• ali je po potrebi izbran pravi prejemnik;
• ali je datum pravilen;
• ali so dodane vse postavke;
• ali so količine, cene in popusti pravilni;
• ali so davčne stopnje ustrezne;
• ali je skupni znesek pravilen;
• ali so dodatni opisi in končno besedilo pravilni;
• ali so podpisi pravilno vneseni.

Dobavnica mora vsebovati najmanj eno pravo postavko.

1. Izberite Shrani.
2. Počakajte, da se shranjevanje zaključi.
3. Po uspešnem shranjevanju se prikaže obvestilo Dobavnica uspešno shranjena!
4. Aplikacija vas preusmeri na seznam dobavnic.

Številka dobavnice se pripravi samodejno in se dokončno določi ob shranjevanju.

14. Pomembna opozorila

• Dobavnica ni račun in njeno shranjevanje ne pomeni, da je bil izdan e-račun.
• Dobavnica se ne potrjuje na FURS-u.
• Iz dobavnice lahko pozneje ustvarite e-račun.
• Pred shranjevanjem natančno preverite količine, saj predstavljajo dejansko dobavljeno blago.
• Če dobavnico pozneje pretvorite v e-račun, je ne boste mogli več običajno urejati.
• Preden zapustite obrazec, dobavnico shranite. Neshranjene spremembe se lahko izgubijo.
• Podpisa se shranita šele skupaj z dobavnico.

15. Pogoste težave

16. Povezana navodila

• Pretvorba ponudbe v dobavnico
• Urejanje dobavnice
• Seznam in filtriranje dobavnic
• Prenos dobavnice v PDF
• Pošiljanje dobavnice po e-pošti
• Pretvorba dobavnice v e-račun
• Podpis prejemnika