Hisoft ePoslovanje

Prenos e-računa v obliki PDF ali ZIP

1. Kaj omogoča ta funkcionalnost

Shranjeni e-račun lahko prenesete na svojo napravo:

  • kot PDF, primeren za pregled, tiskanje ali pošiljanje,
  • kot ZIP-paket, ki poleg PDF-ja vsebuje tudi datoteke za elektronsko izmenjavo računa.

Aplikacija glede na podatke računa in nastavitve podjetja samodejno pripravi PDF ali ZIP-paket.

2. Preden začnete

Pred prenosom preverite:

  • da je račun shranjen,
  • da ste izbrali pravi račun,
  • da so podatki kupca pravilni,
  • da so datumi, postavke in zneski pravilni.

Za pripravo celotnega ZIP-paketa mora imeti kupec vneseno davčno in matično številko. Pravilno morajo biti nastavljeni tudi podatki podjetja za pripravo elektronskega računa in plačilo.

3. Kje najdete funkcionalnost

V glavnem meniju izberite:

E-dokumenti → Seznam Eračunov

Na seznamu poiščite račun, ki ga želite prenesti.

Ikona za prenos e-računa na seznamu računov
Ikona za prenos e-računa na seznamu računov

4. Postopek

  1. Odprite seznam e-računov.
  2. Poiščite želeni račun.
  3. Pri računu izberite Prenesi oziroma ikono za prenos.
  4. Aplikacija glede na podatke računa in nastavitve podjetja pripravi PDF ali ZIP-paket.
  5. Počakajte, da se datoteka pripravi.

V spletnem brskalniku se datoteka prenese v mapo, določeno v nastavitvah brskalnika. PDF se po prenosu odpre tudi v novem zavihku.

Če je omogočena izbira jezika PDF-ja, lahko izberete:

  • SLO za slovensko različico,
  • ANG za angleško različico.

Izbira jezika vpliva na PDF-prikaz dokumenta. Elektronski zapis računa ostane pripravljen v predpisani obliki.

5. Kaj vsebuje ZIP-paket

ZIP-paket vsebuje:

  • PDF-prikaz računa,
  • eSLOG XML-zapis računa,
  • XML elektronske ovojnice.

ZIP-paket je namenjen elektronski izmenjavi in nadaljnji obdelavi računa.

Datotek znotraj ZIP-paketa ne spreminjajte.

6. Kdaj se prenese samo PDF

Aplikacija pripravi samo PDF, kadar:

  • kupec nima vnesene davčne ali matične številke,
  • ima podjetje vključeno nastavitev za prenos samo PDF-ja,
  • je vključena sinhronizacija z drugim poslovnim sistemom.

Če pričakujete ZIP, aplikacija pa pripravi samo PDF, najprej preverite davčno in matično številko kupca.

7. Prenos na telefonu ali tablici

  1. Na seznamu poiščite kartico želenega računa.
  2. Izberite Več.
  3. Pri možnosti Prenesi izberite ikono za prenos.
  4. Če je omogočena izbira jezika, izberite SLO ali ANG.
  5. Počakajte, da se datoteka pripravi in odpre.

V mobilni aplikaciji se datoteka pripravi in odpre z aplikacijo, ki podpira PDF oziroma ZIP. Za trajno shranjevanje uporabite možnosti, ki jih ponudi naprava.

8. Pomembna opozorila

  • Prenos računa ne pomeni, da je bil račun tudi poslan kupcu.
  • PDF in ZIP sta različni obliki istega računa.
  • Če račun po prenosu popravite, morate prenesti novo različico.
  • ZIP-paketa ne posredujte nepooblaščenim osebam, saj vsebuje poslovne podatke.
  • Če potrebujete elektronski račun za nadaljnjo obdelavo, uporabite ZIP-paket in ne samo PDF-ja.

9. Pogoste težave

Prenese se PDF, ZIP pa ne

Preverite, ali ima kupec vneseno davčno in matično številko. Če sta podatka pravilna, je lahko vključena nastavitev za prenos samo PDF-ja ali sinhronizacija z drugim poslovnim sistemom.

Ne najdem prenesene datoteke

Na računalniku preverite mapo, ki jo brskalnik uporablja za prenose. V mobilni aplikaciji uporabite možnosti za shranjevanje, ki jih ponudi naprava po odprtju datoteke.

ZIP-datoteke ne morem odpreti

Uporabite program, ki podpira ZIP-datoteke. Večina sodobnih računalnikov in telefonov jih zna odpreti brez dodatne namestitve.

V prenesenem dokumentu so napačni podatki

Preverite shranjeni račun. Če ga je še mogoče urejati, ga popravite, shranite in ponovno prenesite.

Prikaže se napaka pri prenosu

Poskusite ponovno. Če se napaka ponavlja, preverite internetno povezavo in se obrnite na skrbnika aplikacije.

Uporabljeno poglavje dokumentacije: Seznam shranjenih e-računov → Prenos računa.

10. Povezana navodila