Pošiljanje ponudbe po e-pošti
1. Kaj omogoča ta funkcionalnost
Funkcionalnost omogoča, da shranjeno ponudbo pošljete kupcu neposredno iz aplikacije.
Ponudba se samodejno pripravi v obliki PDF in doda kot priloga e-poštnemu sporočilu.
Pred pošiljanjem lahko preverite ali spremenite:
- e-poštni naslov prejemnika,
- zadevo sporočila,
- vsebino sporočila.
Če je določen privzeti ponudnik e-pošte, se v oknu prikaže tudi podatek, prek katere storitve bo sporočilo poslano.
2. Preden začnete
Pred pošiljanjem preverite:
- da je ponudba shranjena,
- da so podatki, postavke in zneski pravilni,
- da je pošiljanje e-pošte omogočeno in nastavljeno,
- da poznate pravilen e-poštni naslov prejemnika.
Če ima kupec v svojih podatkih vnesen e-poštni naslov, ga aplikacija samodejno predlaga.
Če ste ponudbo spremenili, jo pred pošiljanjem ponovno shranite. Prejemniku se pošlje PDF iz trenutno shranjenih podatkov ponudbe.
3. Kje najdete funkcionalnost
V glavnem meniju izberite:
Na seznamu poiščite ponudbo, ki jo želite poslati.
Možnost E-pošta je prikazana samo, kadar je pošiljanje dokumentov po e-pošti omogočeno v nastavitvah aplikacije.
4. Postopek pošiljanja
- Na seznamu poiščite želeno ponudbo.
- Po potrebi si pri iskanju pomagajte s številko ponudbe ali datumom.
- Pri izbrani ponudbi v stolpcu E-pošta izberite ikono ovojnice.
- Odpre se okno za pripravo e-poštnega sporočila.
- Preverite polje »Prejemnik (email)«.
- Preverite oziroma dopolnite polje »Zadeva«.
- Preberite in po potrebi popravite polje »Vsebina sporočila«.
- Preverite, ali pošiljate pravo ponudbo pravemu prejemniku.
- Izberite Shrani in pošlji.
- Počakajte na obvestilo o uspešnem ali neuspešnem pošiljanju.
Po izbiri Shrani in pošlji se okno zapre. Med pripravo in pošiljanjem se v vrstici oziroma kartici ponudbe prikaže indikator nalaganja.
Ponudba se prejemniku pošlje kot datoteka PDF. Po zaključku aplikacija prikaže obvestilo o uspehu ali napaki.
5. Prejemnik
Če ima kupec v svojih podatkih vnesen e-poštni naslov, se ta samodejno prikaže v polju »Prejemnik (email)«.
Pred pošiljanjem ga lahko spremenite, na primer če želi kupec ponudbo prejeti na drug naslov.
Preverite predvsem:
- ali je naslov pravilno napisan,
- ali vsebuje znak @,
- ali ne vsebuje odvečnih presledkov,
- ali pripada pravemu prejemniku.
Če je polje prazno ali naslov nima veljavne oblike, aplikacija pošiljanja ne dovoli.
6. Zadeva in vsebina sporočila
Polji »Zadeva« in »Vsebina sporočila« se samodejno pripravita iz predloge, določene v nastavitvah e-pošte.
Če uporabniška predloga ni nastavljena, aplikacija uporabi privzeto sistemsko predlogo.
Predloga lahko vsebuje:
- naziv podjetja,
- vrsto dokumenta,
- številko ponudbe,
- datum ponudbe.
Pred pošiljanjem lahko zadevo in vsebino spremenite.
Primer zadeve
Naziv podjetja ponudba 15-2026
Primer vsebine
Pozdravljeni, v prilogi vam pošiljamo ponudbo. Za dodatna vprašanja smo vam na voljo. Lep pozdrav.
Polja »Prejemnik (email)«, »Zadeva« in »Vsebina sporočila« so obvezna.
7. Izbrani ponudnik e-pošte
Če je v nastavitvah določen privzeti ponudnik, se na vrhu okna prikaže besedilo Pošiljanje prek in ime ponudnika.
Sporočilo je lahko poslano prek:
- Gmaila,
- Outlooka ali
- SMTP-strežnika.
Če povezava z izbranim ponudnikom ni pravilno nastavljena ali je potekla, pošiljanje ne bo uspešno.
8. Uporaba na telefonu ali tablici
- Na seznamu poiščite kartico želene ponudbe.
- Na kartici izberite Več.
- Pri možnosti E-pošta izberite ikono ovojnice.
- Preverite polje »Prejemnik (email)«.
- Preverite polji »Zadeva« in »Vsebina sporočila«.
- Izberite Shrani in pošlji.
- Počakajte na obvestilo o rezultatu pošiljanja.
9. Pomembna opozorila
- Pred pošiljanjem vedno preverite e-poštni naslov prejemnika.
- Poslanega sporočila iz aplikacije ni mogoče preklicati.
- Pošiljanje ponudbe ne pomeni, da jo je kupec sprejel ali potrdil.
- Če ste ponudbo spremenili, jo pred pošiljanjem ponovno shranite.
- Če je kupec že prejel starejšo različico, jasno navedite, da nova ponudba nadomešča prejšnjo.
- Uspešno pošiljanje ne zagotavlja, da sporočilo ni bilo preusmerjeno med neželeno pošto.
- Ponudba lahko vsebuje poslovne ali osebne podatke, zato jo pošljite samo pravilnemu prejemniku.
10. Pogoste težave
Možnost E-pošta ni prikazana
Pošiljanje dokumentov po e-pošti ni omogočeno v nastavitvah aplikacije. Preverite nastavitve e-pošte ali se obrnite na skrbnika.
Prejemnik ni samodejno izpolnjen
Kupec najverjetneje nima vpisanega e-poštnega naslova. Naslov vnesite ročno ali ga dodajte med podatke kupca.
Sporočila ni mogoče poslati
Preverite:
- ali je e-poštni naslov veljaven,
- ali je izpolnjeno polje »Zadeva«;
- ali je izpolnjeno polje »Vsebina sporočila«;
- ali internetna povezava deluje,
- ali je ponudnik e-pošte pravilno nastavljen.
Povezava Gmail ali Outlook je potekla
Povezava za pošiljanje e-pošte je lahko potekla ali je bila preklicana. Odprite nastavitve e-pošte in ponovno povežite ponudnika.
Kupec ponudbe ni prejel
Kupec naj preveri:
- mapo z neželeno pošto,
- pravilnost svojega e-poštnega naslova,
- ali njegov poštni predal ni poln.
Če je naslov pravilen, ponudbo pošljite ponovno ali kupcu PDF posredujte na drug dogovorjen način.
V PDF-prilogi so napačni podatki
Ponudbo odprite za urejanje, popravite podatke in jo ponovno shranite. Nato jo pošljite še enkrat ter prejemnika opozorite, katera različica je veljavna.