Prenos ponudbe v PDF

1. Kaj omogoča ta funkcionalnost

Funkcionalnost omogoča, da shranjeno ponudbo prenesete na računalnik, telefon ali tablico v obliki PDF.

PDF lahko uporabite za:

• pregled ponudbe,
• tiskanje,
• shranjevanje,
• pošiljanje kupcu.

Aplikacija ob vsakem prenosu pripravi nov PDF iz trenutno shranjenih podatkov ponudbe.

2. Preden začnete

Pred prenosom preverite:

• da je ponudba shranjena,
• da ste izbrali pravo ponudbo,
• da so podatki kupca pravilni,
• da so količine, cene, popusti, davki in skupni znesek pravilni,
• da besedilo v polju »Končnica dokumenta« ustreza dogovoru s kupcem.

Če ste ponudbo pred kratkim spremenili, jo pred prenosom ponovno shranite. Prej preneseni PDF ne vsebuje poznejših sprememb.

3. Kje najdete funkcionalnost

V glavnem meniju izberite:

E-dokumenti → Seznam Ponudb

Odpre se seznam shranjenih ponudb.

4. Postopek prenosa

1. Na seznamu poiščite ponudbo, ki jo želite prenesti.
2. Po potrebi uporabite filtre za iskanje po številki ali datumu.
3. V vrstici oziroma na kartici izbrane ponudbe poiščite možnost Prenesi.
4. Izberite ikono za prenos.
5. Počakajte, da aplikacija pripravi PDF.
6. Po končanem postopku se datoteka shrani na vašo napravo.
7. Odprite preneseni PDF in preverite njegovo vsebino.
8. V spletnem brskalniku se PDF prenese in se praviloma odpre tudi v novem zavihku.

Med pripravo PDF-ja se v izbrani vrstici oziroma kartici prikaže indikator nalaganja. Druga dejanja na seznamu so medtem začasno onemogočena.

Med pripravo PDF-ja počakajte, da indikator nalaganja izgine. Prenosa iste ponudbe ne sprožite večkrat zapored.

Prenos je na voljo tudi, če je ponudba zaklenjena ali če je bila iz nje že ustvarjena druga vrsta dokumenta.

5. Kje najdete preneseno datoteko

5.1 Na računalniku

PDF je običajno shranjen v mapi Prenosi. Do datoteke lahko dostopate tudi prek seznama prenosov v spletnem brskalniku.

Ime datoteke je oblikovano po vzorcu:

ponudba_<okolje>_<številka ponudbe>.pdf

Številka ponudbe v imenu datoteke je prikazana v enaki obliki kot v aplikaciji.

5.2 Na telefonu ali tablici

Če aplikacijo uporabljate v mobilnem spletnem brskalniku, PDF običajno najdete:

• med prenesenimi datotekami,
• v aplikaciji Datoteke,
• v mapi Prenosi.

Natančno mesto je odvisno od naprave, spletnega brskalnika in uporabniških nastavitev.

V mobilni aplikaciji se PDF začasno shrani v predpomnilnik in se po uspešnem prenosu samodejno odpre v sistemski aplikaciji za prikaz datotek PDF. Datoteka zato ni nujno prikazana v mapi Prenosi.

6. Kaj preveriti v PDF-ju

Po prenosu preverite predvsem:

• številko ponudbe,
• podatke podjetja,
• podatke kupca in prejemnika,
• datum ponudbe,
• datum zapadlosti in datum veljavnosti,
• artikle oziroma storitve,
• količine,
• cene,
• popuste na postavkah,
• rabata na celotni ponudbi,
• davke,
• skupni znesek,
• pogoje in besedilo iz polja »Končnica dokumenta«.

Če opazite napako, se vrnite na seznam ponudb, ponudbo popravite, shranite in PDF ponovno prenesite.

7. Pomembna opozorila

• Vedno pošljite najnovejšo različico ponudbe.
• Če ste ponudbo po prenosu spremenili, prej preneseni PDF ne vsebuje novih sprememb.
• Stari PDF izbrišite ali ga jasno označite, da ga pomotoma ne pošljete kupcu.
• Prenos PDF-ja ne pomeni, da je bila ponudba tudi poslana kupcu.
• Prenos PDF-ja ne ustvari e-računa ali dobavnice.
• Zaklenjeno ali preneseno ponudbo je še vedno mogoče prenesti v obliki PDF.
• PDF lahko vsebuje poslovne in osebne podatke, zato ga hranite in pošiljajte varno.

8. Pogoste težave

9. Povezana navodila

• Ustvarjanje ponudbe
• Urejanje ponudbe
• Seznam in filtriranje ponudb
• Pošiljanje ponudbe po e-pošti
• Ustvarjanje e-računa iz ponudbe
• Ustvarjanje dobavnice iz ponudbe