Pomen statusa prenosa ponudbe
1. Kaj pomeni status prenosa
Status prenosa pove, ali je bila ponudba že uporabljena za ustvarjanje drugega dokumenta.
Iz ponudbe je mogoče ustvariti:
- e-račun ali
- dobavnico.
Ko je postopek uspešno zaključen, se ponudba označi kot prenesena.
2. Kje preverite status
V glavnem meniju izberite:
Na seznamu ponudb pri želeni ponudbi preverite stolpec Prenos.
Prikaz je lahko naslednji:
- zelena kljukica – iz ponudbe je bil že ustvarjen drug dokument;
- prazno polje – ponudba še ni bila prenesena.
Na telefonu ali tablici izberite Več. Status je prikazan med dodatnimi podatki kartice ponudbe v vrstici Prenos.
3. Kaj pomeni prenesena ponudba
Če je ponudba označena kot prenesena, je bil iz nje že ustvarjen e-račun ali dobavnica.
Ponudba ostane shranjena na seznamu, vendar predstavlja izvorni dokument. Ustvarjeni e-račun oziroma dobavnico poiščete na ustreznem seznamu.
Iz zelene kljukice ni razvidno, kateri dokument je bil ustvarjen. Zato preverite:
- E-dokumenti → Seznam Eračunov ali
- E-dokumenti → Seznam Dobavnic.
4. Omejitve prenesene ponudbe
Prenesene ponudbe:
- ni več mogoče običajno urejati;
- ni mogoče ponovno pretvoriti v nov e-račun;
- ni mogoče ponovno pretvoriti v novo dobavnico.
S tem aplikacija prepreči, da bi iz iste ponudbe pomotoma ustvarili več enakih dokumentov.
Če morate po prenosu kaj popraviti, preverite ustvarjeni e-račun oziroma dobavnico. Pred posegom se po potrebi posvetujte z odgovorno osebo.
5. Česa status prenosa ne pomeni
Oznaka prenosa ne pomeni, da je bila ponudba:
- poslana kupcu po e-pošti;
- sprejeta ali potrjena s strani kupca;
- plačana;
- prenesena v računovodstvo;
- prenesena v obliki PDF.
Status pove samo, da je bil iz ponudbe ustvarjen drug dokument.
6. Kaj storiti, če status ni pričakovan
Ponudba je označena kot prenesena, ustvarjenega dokumenta pa ne najdete
- Odprite E-dokumenti → Seznam Eračunov.
- Počistite morebitne filtre.
- Poiščite dokument po številki, kupcu ali datumu.
- Nato preverite še E-dokumenti → Seznam Dobavnic.
Ne izvajajte ponovne pretvorbe, dokler ne preverite obeh seznamov. Če dokumenta še vedno ne najdete, se obrnite na skrbnika aplikacije.
Ponudba nima oznake prenosa, čeprav ste postopek izvedli
Preverite, ali se je ob pretvorbi prikazalo obvestilo o uspešnem zaključku.
Nato:
- osvežite seznam ponudb;
- preverite E-dokumenti → Seznam Eračunov;
- preverite E-dokumenti → Seznam Dobavnic.
Postopka ne ponavljajte, dokler ne preverite, ali je dokument že nastal.
7. Pomembna opozorila
- Statusa prenosa uporabnik ne nastavlja ročno.
- Zelena kljukica se prikaže samodejno po uspešno ustvarjenem e-računu ali dobavnici.
- Pred pretvorbo ponudbo natančno preverite.
- Iste ponudbe ne poskušajte pretvoriti večkrat.
- Prenos ponudbe ni enak pošiljanju ponudbe kupcu.
- Če menite, da je oznaka prenosa napačna, se obrnite na skrbnika aplikacije.