Ustvarjanje ponudbe

1. Kaj omogoča ta funkcionalnost

Ponudba omogoča pripravo dokumenta, s katerim kupcu predstavite predlagane izdelke ali storitve, količine, cene, popuste in druge pogoje.

Ponudba ni račun in se ne davčno potrjuje.

Iz shranjene ponudbe lahko pozneje ustvarite:

• e-račun ali
• dobavnico.

Ponudba sama ne spremeni stanja zaloge.

2. Preden začnete

Za pripravo ponudbe morate:

• biti prijavljeni v aplikacijo,
• imeti dostop do e-dokumentov,
• imeti vnesenega aktivnega kupca,
• imeti pripravljene artikle ali storitve, ki jih želite dodati.

Če kupec ali artikel še ni vnesen, ga lahko dodate v ustrezen šifrant. Kupca in artikel je mogoče dodati tudi med pripravo ponudbe.

3. Kje najdete funkcionalnost

V glavnem meniju izberite:

E-dokumenti → Seznam Ponudb

Nato izberite Dodaj Ponudbo.

Na telefonu ali tablici najprej odprite glavni meni in izberite isto menijsko pot. Polja so lahko prikazana drugo pod drugim, postopek pa je enak kot na računalniku.

Na mobilni napravi lahko s stikalom Prikaži neobvezna polja prikažete dodatna polja obrazca.

4. Izbira kupca

1. V polju »Kupec Šifra« ali »Kupec Naziv« začnite vpisovati šifro oziroma naziv kupca.
2. Kupca izberite iz prikazanega seznama predlogov.
3. Preverite, ali se je prikazal pravilen naziv kupca.
4. Če je prejemnik drugačen od kupca, ga poiščite in izberite v poljih »Prejemnik Šifra« oziroma »Prejemnik Naziv«.

Ob izbiri kupca lahko aplikacija samodejno izpolni njegov davčni položaj, rabata, rok plačila, analitiko in druge povezane podatke.

Kupca vedno izberite iz prikazanega seznama predlogov. Samo ročno vpisana šifra ali naziv ne pomeni, da je kupec pravilno izbran.

Če kupec še ni vnesen, ga lahko dodate z ikono plus ob polju za kupca. Z ikono svinčnika lahko uredite že izbranega kupca, z ikono lupe pa odprete iskanje po šifrantu strank.

Neaktivnega kupca ni mogoče uporabiti na novi ponudbi.

5. Vnos osnovnih podatkov ponudbe

Preverite oziroma izpolnite naslednja polja:

• »Številka« – določi jo aplikacija samodejno in je ni mogoče ročno spreminjati;
• »Zavezanec« – davčni položaj kupca;
• »Davek« – način obračuna davka;
• »Ime Valute« – valuta dokumenta, praviloma EUR;
• »Rabat1 [%]« in »Rabat2 [%]« – popusta za celotno ponudbo;
• »Analitika« – interna analitična oznaka, ki jo uporablja vaše podjetje;
• »Datum« – datum priprave ponudbe;
• »+« – število dni med datumom ponudbe in datumom v polju »Valuta«;
• »Valuta« – datum zapadlosti oziroma rok, določen na ponudbi;
• »Velja do« – neobvezni datum veljavnosti ponudbe.

Ko spremenite datum, število dni ali datum v polju »Valuta«, aplikacija preračuna povezane vrednosti.

Nekateri podatki se lahko izpolnijo samodejno glede na izbranega kupca. Pred nadaljevanjem jih vseeno preverite.

Če niste prepričani glede izbire davčnega režima, se posvetujte z računovodstvom.

6. Dodajanje postavk

1. Izberite Dodaj Postavko.
2. Artikel ali storitev poiščite v polju »Šifra Artikla« ali »Opis«.
3. Izberite ustrezni artikel iz prikazanega seznama predlogov.
4. Po potrebi lahko z ikono lupe odprete iskanje po šifrantu blaga in storitev.
5. Preverite oziroma izpolnite podatke postavke:
   • »Tip Cene«;
   • »Šifra Artikla«;
   • »Opis«;
   • »Količina«;
   • »Cena brez DDV« ali »Cena z DDV«;
   • »Popust [%]«;
   • »Šifra Davka«;
   • »Merska enota«.
6. Izberite Shrani.

Cena, davek, merska enota in morebitni popust se lahko samodejno prenesejo iz podatkov artikla ali kupca. Pred shranjevanjem postavke jih vseeno preverite.

6.1 Izbira vrste cene

V polju »Tip Cene« določite, ali boste vnesli ceno brez DDV ali ceno z DDV.

• Če izberete ceno brez DDV, se prikaže polje »Cena brez DDV«.
• Če izberete ceno z DDV, se prikaže polje »Cena z DDV«.

Aplikacija drugo vrednost izračuna samodejno. Pred shranjevanjem preverite, ali ste izbrali ustrezno vrsto cene.

Na telefonu lahko s stikalom Prikaži neobvezna polja prikažete tudi dodatna polja postavke, na primer »Tip Cene« in »Popust [%]«.

7. Urejanje in brisanje postavke

Če želite postavko popraviti:

1. Izberite postavko na seznamu.
2. Spremenite želene podatke.
3. Izberite Shrani.

Spremenite lahko na primer:

• opis,
• količino,
• vrsto in vrednost cene,
• popust,
• davek,
• mersko enoto.

Če želite postavko odstraniti, jo odprite in izberite Izbriši.

Po vsaki spremembi preverite skupni znesek ponudbe.

8. Dodajanje dodatnega opisa

Dodatno opisno vrstico dodate z ikono plus ob opisu že dodane postavke.

1. Na seznamu poiščite postavko, ki ji želite dodati opis.
2. Ob njenem opisu izberite ikono plus.
3. Vnesite besedilo dodatnega opisa.
4. Izberite Shrani.

Dodatno opisno vrstico lahko uporabite za:

• podrobnejši opis storitve,
• tehnične lastnosti izdelka,
• rok izvedbe,
• pogoje dobave,
• druga pojasnila kupcu.

Posamezna opisna vrstica je omejena na 80 znakov. Če potrebujete več prostora, dodajte novo opisno vrstico.

Dodatni opis nima svoje količine ali cene in ne vpliva na skupni znesek ponudbe.

9. Končnica dokumenta

V polje »Končnica dokumenta« lahko vnesete besedilo, ki se izpiše na dnu ponudbe.

Uporabite ga lahko za:

• rok veljavnosti ponudbe,
• predvideni rok dobave,
• pogoje plačila,
• zahvalo kupcu,
• druge dogovorjene pogoje.

Besedilo se lahko samodejno predlaga glede na izbranega kupca in njegov davčni položaj. Pred shranjevanjem preverite, ali ustreza konkretni ponudbi.

10. Preverjanje in shranjevanje ponudbe

Pred shranjevanjem preverite:

1. ali je izbran pravi kupec;
2. ali je kupec izbran iz seznama predlogov;
3. ali so datum, valuta in datum veljavnosti pravilni;
4. ali sta davčni položaj in način obračuna davka ustrezna;
5. ali sta rabata pravilno vnesena;
6. ali je analitika pravilna;
7. ali je dodana najmanj ena postavka;
8. ali so dodane vse potrebne postavke;
9. ali so količine, cene in popusti pravilni;
10. ali so davki in merske enote ustrezni;
11. ali je skupni znesek pravilen;
12. ali je besedilo v polju »Končnica dokumenta« ustrezno.

Nato izberite Shrani.

Številko ponudbe določi aplikacija samodejno in je ni mogoče ročno spreminjati.

Po uspešnem shranjevanju se prikaže potrditveno obvestilo, nato pa se ponudba prikaže na seznamu ponudb.

11. Pomembna opozorila

• Ponudba ni račun in njeno shranjevanje ne pomeni, da je bil račun izdan.
• Ponudba sama ne spremeni stanja zaloge.
• Kupca vedno izberite iz prikazanega seznama predlogov.
• Pred shranjevanjem preverite davčni položaj kupca in uporabljene davke.
• Pri cenah preverite, ali vnašate ceno z DDV ali brez DDV.
• Ponudba mora pred shranjevanjem vsebovati najmanj eno postavko.
• Preden zapustite obrazec, ponudbo shranite. Neshranjene spremembe se lahko izgubijo.
• Zaklenjene ponudbe ni mogoče urejati, dokler je ponovno ne odklenete.
• Ko iz ponudbe ustvarite račun ali dobavnico, se ponudba označi kot prenesena in zaklene. Običajno urejanje in ponovna pretvorba nato nista več na voljo.
• Shranjevanje ponudbe ne pomeni, da je bila ponudba tudi poslana kupcu. Pošiljanje je ločen postopek.

12. Pogoste težave

13. Povezana navodila

• Iskanje in filtriranje ponudb
• Urejanje že shranjene ponudbe
• Prenos ponudbe v obliki PDF
• Pošiljanje ponudbe po e-pošti
• Ustvarjanje e-računa iz ponudbe
• Ustvarjanje dobavnice iz ponudbe