Seznam in filtriranje ponudb

1. Kaj omogoča ta funkcionalnost

Seznam ponudb omogoča pregled vseh shranjenih ponudb ter hitro iskanje želene ponudbe.

Na seznamu lahko:

• pregledate osnovne podatke ponudbe,
• poiščete ponudbo po številki,
• omejite prikaz na izbrano časovno obdobje,
• razvrstite ponudbe po številki ali datumu,
• odprete podrobnosti ponudbe,
• odprete ponudbo za urejanje,
• ustvarite kopijo ponudbe,
• prenesete ponudbo v obliki PDF,
• iz ponudbe ustvarite e-račun ali dobavnico,
• ponudbo pošljete po e-pošti, če je ta možnost omogočena v nastavitvah.

2. Preden začnete

Za pregled ponudb morate:

• biti prijavljeni v aplikacijo,
• imeti dovoljenje za delo z e-dokumenti,
• imeti v aplikaciji shranjeno vsaj eno ponudbo.

Na seznamu so prikazane samo ponudbe podjetja oziroma okolja, v katero ste trenutno prijavljeni.

3. Kje najdete seznam ponudb

V glavnem meniju izberite:

E-dokumenti → Seznam Ponudb

Odpre se seznam shranjenih ponudb.

4. Podatki na seznamu

Pri posamezni ponudbi so prikazani:

• številka ponudbe,
• kupec,
• datum ponudbe,
• skupni znesek,
• oznaka prenosa v drug dokument.

Ponudbe so ob odprtju razvrščene najprej po letu padajoče, znotraj posameznega leta pa od najvišje številke proti najnižji.

Zelena kljukica v stolpcu Prenos pomeni, da je bila ponudba že uporabljena za ustvarjanje drugega dokumenta.

Takšne ponudbe ni več mogoče običajno urejati ali ponovno pretvoriti v e-račun oziroma dobavnico.

5. Odpiranje filtrov

1. Na seznamu izberite ikono filtra.
2. Prikažejo se polja za iskanje in razvrščanje.
3. Izpolnite enega ali več želenih pogojev.
4. Izberite Uporabi.

Na voljo so naslednja polja:

• »Številka«;
• »Od datuma«;
• »Do datuma«;
• »Razvrsti po«.

Na telefonu ali tablici so filtri privzeto zaprti. Pred vnosom pogojev jih odprite z ikono filtra.

6. Iskanje po številki ponudbe

1. Odprite filtre.
2. V polje »Številka« vnesite številčni del številke ponudbe.
3. Izberite Uporabi.

Na seznamu se prikažejo ponudbe z vneseno zaporedno številko. Iskanje zahteva točno ujemanje, pri čemer leto ni del iskalnega pogoja.

Če na primer iščete ponudbo s številko 15, v polje »Številka« vnesite 15.

V iskalno polje vnesite samo številčni del ponudbe, brez dodatnih oznak dokumenta. Če se ista zaporedna številka pojavi v več letih, lahko iskanje vrne več ponudb.

7. Filtriranje po datumu

Ponudbe lahko omejite na izbrano časovno obdobje.

Na voljo sta polji:

• »Od datuma« – začetni datum obdobja;
• »Do datuma« – končni datum obdobja.

1. V polje »Od datuma« vnesite začetni datum.
2. V polje »Do datuma« vnesite končni datum.
3. Izberite Uporabi.

Prikažejo se ponudbe z datumom znotraj izbranega obdobja, vključno z začetnim in končnim datumom.

Uporabite lahko tudi samo eno datumsko mejo:

• samo »Od datuma« za ponudbe od izbranega dne naprej;
• samo »Do datuma« za ponudbe do izbranega dne.

8. Razvrščanje ponudb

V polju »Razvrsti po« lahko izberete:

• Številka padajoče;
• Številka naraščajoče;
• Datum padajoče;
• Datum naraščajoče.

Po izbiri želenega načina razvrščanja izberite Uporabi.

Padajoče razvrščanje pomeni, da so višje oziroma novejše vrednosti prikazane najprej.

Naraščajoče razvrščanje pomeni, da so nižje oziroma starejše vrednosti prikazane najprej.

Razvrščanje spremeni samo vrstni red prikaza in ne spremeni podatkov ponudb.

9. Uporaba več filtrov hkrati

Uporabite lahko več pogojev hkrati, na primer:

• številko ponudbe in časovno obdobje,
• začetni in končni datum,
• časovno obdobje in način razvrščanja.

Po vnosu pogojev izberite Uporabi. Prikažejo se samo ponudbe, ki ustrezajo vsem vnesenim pogojem.

Če ne dobite nobenega rezultata, odstranite enega ali več pogojev in poskusite znova.

10. Odstranitev filtrov

Za ponovni prikaz vseh ponudb:

1. Odprite filtre.
2. Izberite Počisti.
3. Seznam se ponovno naloži brez predhodnih omejitev.

11. Premikanje med stranmi seznama

Če je ponudb več, so razdeljene na več strani. Na eni strani je prikazanih do 20 ponudb.

Za premikanje po seznamu uporabite:

• gumb za prvo stran,
• gumb za prejšnjo stran,
• prikazane številke strani,
• gumb za naslednjo stran,
• gumb za zadnjo stran.

Pri prehodu med seznamom ponudb in urejanjem ponudbe si aplikacija zapomni:

• trenutno stran,
• uporabljene filtre,
• velikost strani,
• ali so bili filtri odprti.

Ko se po urejanju vrnete na seznam, se zato praviloma vrnete na isto stran z enakimi filtri.

Če odprete drug del aplikacije, se lahko shranjeno stanje seznama počisti.

12. Pregled na računalniku

Na računalniku so ponudbe prikazane v tabeli.

Če izberete vrstico ponudbe, se odpre prikaz njenih podrobnosti.

V posamezni vrstici so lahko na voljo naslednja dejanja:

• urejanje ponudbe,
• kopiranje ponudbe,
• prenos ponudbe v obliki PDF,
• ustvarjanje e-računa,
• ustvarjanje dobavnice,
• pošiljanje po e-pošti, če je omogočeno,
• pregled oznake prenosa.

Sive ikone pomenijo, da dejanje trenutno ni na voljo.

13. Pregled na telefonu ali tablici

Na telefonu ali tablici so ponudbe prikazane kot kartice.

1. Poiščite želeno ponudbo.
2. Izberite Več, da prikažete dodatne podatke in dejanja.
3. Izberite želeno dejanje na kartici ponudbe.
4. Ko želite dodatne podatke ponovno skriti, izberite Manj.

Na telefonu klik na kartico ne odpre ločenega prikaza podrobnosti. Dodatni podatki in dejanja so dostopni prek možnosti Več.

14. Kopiranje ponudbe

Z ikono kopiranja lahko iz obstoječe ponudbe ustvarite novo samostojno ponudbo.

1. Na seznamu poiščite ponudbo, ki jo želite kopirati.
2. Izberite ikono za kopiranje.
3. Preverite, ali ste izbrali pravo ponudbo.
4. Potrdite izdelavo kopije.
5. Po uspešnem kopiranju preverite številko nove ponudbe v obvestilu.
6. Novo ponudbo odprite in pred uporabo preverite vse podatke.

Kopija dobi novo številko in se obravnava kot samostojen dokument. Spremembe kopije ne vplivajo na prvotno ponudbo.

Pred shranjevanjem oziroma pošiljanjem preverite predvsem kupca, datume, postavke, količine, cene, popuste in končno besedilo.

Kopiranje je na voljo tudi pri zaklenjeni ali že preneseni ponudbi.

15. Pomembna opozorila

• Če je uporabljenih več filtrov, mora ponudba ustrezati vsem vnesenim pogojem.
• Iskanje po številki zahteva točno ujemanje s številčnim delom ponudbe.
• Če ponudbe ne najdete, najprej izberite Počisti in iskanje ponovite.
• Na seznamu so prikazane samo ponudbe okolja, v katero ste trenutno prijavljeni.
• Zelena kljukica v stolpcu Prenos pomeni, da je bila ponudba že uporabljena za ustvarjanje drugega dokumenta.
• Razvrščanje spremeni samo vrstni red prikaza in ne podatkov ponudbe.
• Pošiljanje po e-pošti je na voljo samo, če je omogočeno v nastavitvah aplikacije.

16. Pogoste težave

17. Povezana navodila

• Ustvarjanje ponudbe
• Urejanje že shranjene ponudbe
• Prenos ponudbe v obliki PDF
• Pošiljanje ponudbe po e-pošti
• Ustvarjanje e-računa iz ponudbe
• Ustvarjanje dobavnice iz ponudbe
• Pomen statusa prenosa ponudbe