Potrebni podatki podjetja

1. Zakaj so podatki podjetja pomembni

Podatki podjetja se uporabljajo pri pripravi ponudb, dobavnic, računov, e-računov in drugih poslovnih dokumentov.

Pravilno vneseni podatki zagotavljajo, da:

• so dokumenti izdani s pravilnimi podatki izdajatelja;
• so na izpisih prikazani pravilen naziv in naslov;
• se lahko pravilno pripravijo e-računi;
• so na dokumentih navedeni ustrezni plačilni podatki;
• kupci prejmejo pravilne kontaktne podatke podjetja.

Podatke preverite pred začetkom izdajanja dokumentov in ob vsaki spremembi podatkov podjetja.

2. Kje uredite podatke podjetja

V glavnem meniju odprite:

Nastavitve → Nastavitve profila

Na tej strani so prikazani osnovni, kontaktni in plačilni podatki podjetja.

Spremembe podatkov podjetja veljajo za vse uporabnike istega podjetja.

3. Obvezni podatki

Za pravilno uporabo aplikacije morajo biti izpolnjeni predvsem naslednji podatki:

Naziv podjetja

V polje »Naziv« vnesite uradni naziv podjetja oziroma organizacije.

Naziv naj bo zapisan tako, kot je naveden v uradnih evidencah.

Naslov

V polje »Naslov« vnesite ulico in hišno številko sedeža podjetja.

Poštna številka

V polje »Pošta« vnesite veljavno poštno številko sedeža podjetja.

Kraj

V polje »Kraj« vnesite kraj sedeža podjetja.

Transakcijski račun

V polje »TRR« vnesite transakcijski račun podjetja v pravilni obliki.

Pred shranjevanjem preverite vse številke, saj se podatek uporablja na dokumentih in pri plačevanju računov.

Davčna številka

V polje »Davčna številka« vnesite davčno številko podjetja brez dodatnega besedila.

Preverite, ali je številka pravilna in pripada vašemu podjetju.

Matična številka

V polje »Matična številka« vnesite matično številko podjetja oziroma organizacije.

Kraj dokumenta

V polje »Kraj dokumenta« vnesite kraj, ki naj se uporablja kot kraj izdaje poslovnih dokumentov.

Ta kraj je lahko enak kraju sedeža podjetja.

4. Dodatni podatki

Na obrazcu lahko izpolnite tudi dodatne podatke:

• naziv oziroma podatek, povezan s transakcijskim računom;
• e-poštni naslov;
• telefonsko številko;
• podatke sodnega registra.

Ti podatki niso vedno obvezni, vendar jih je priporočljivo izpolniti, saj kupcem olajšajo stik s podjetjem in dopolnijo podatke na dokumentih.

5. Postopek vnosa podatkov

1. Odprite Nastavitve profila.
2. Preglejte trenutno vnesene podatke podjetja.
3. Vnesite oziroma popravite naziv podjetja.
4. Preverite naslov, poštno številko in kraj.
5. Vnesite transakcijski račun.
6. Preverite davčno in matično številko.
7. Vnesite kraj izdaje dokumentov.
8. Po potrebi dopolnite e-poštni naslov, telefon in druge podatke.
9. Še enkrat preverite vse vnesene vrednosti.
10. Izberite Shrani.
11. Počakajte na potrditev uspešnega shranjevanja.

6. Kaj preveriti pred shranjevanjem

Posebej pozorno preverite:

• uradni naziv podjetja;
• ulico in hišno številko;
• poštno številko in kraj;
• transakcijski račun;
• davčno številko;
• matično številko;
• kraj izdaje dokumentov.

Pri številčnih podatkih bodite pozorni na zamenjane ali manjkajoče številke.

7. Preverjanje podatkov na dokumentu

Po prvem vnosu ali spremembi podatkov je priporočljivo pripraviti poskusni dokument oziroma njegov PDF-izpis.

Na izpisu preverite:

• naziv podjetja;
• naslov;
• poštno številko in kraj;
• davčno številko;
• transakcijski račun;
• kraj izdaje dokumenta;
• kontaktne podatke.

Če podatek na izpisu ni pravilen, se vrnite v nastavitve, ga popravite in dokument pripravite ponovno.

Že ustvarjeni PDF se po spremembi podatkov podjetja ne posodobi samodejno.

8. Sprememba podatkov podjetja

Podatke posodobite, kadar se spremeni na primer:

• naziv podjetja;
• sedež oziroma poslovni naslov;
• transakcijski račun;
• davčna ureditev;
• kontaktni e-poštni naslov;
• telefonska številka;
• kraj izdaje dokumentov.

Po spremembi preverite nov dokument in se prepričajte, da uporablja posodobljene podatke.

Sprememba podatkov podjetja ne spremeni samodejno že izdanih dokumentov ali predhodno pripravljenih PDF-datotek.

9. Pomembna opozorila

• Vnesite uradne podatke podjetja in ne skrajšanih ali neuradnih zapisov.
• Spremembe vplivajo na dokumente vseh uporabnikov podjetja.
• Pred spremembo transakcijskega računa podatke posebej natančno preverite.
• Podatkov podjetja ne zamenjujte s podatki kupca.
• Po spremembi pripravite nov PDF in preverite končni prikaz.
• Če niste prepričani, kateri davčni ali registrski podatki so pravilni, jih preverite pri odgovorni osebi oziroma računovodstvu.

10. Pogoste težave

11. Povezana navodila

• Urejanje podatkov podjetja
• Podatki za BizBox ali eNabiralnik
• Izbor privzetega ponudnika e-pošte
• Izdaja in tiskanje računa