Hisoft ePoslovanje

Izbor ali dodajanje stranke na blagajni

Navodilo velja za Hitro blagajno in Touch blagajno. Razporeditev gumbov se lahko med načinoma razlikuje.

1. Kaj omogoča ta funkcionalnost

Pri pripravi blagajniškega računa lahko izberete obstoječo stranko ali neposredno iz blagajne dodate novo.

Izbira stranke je uporabna predvsem, kadar:

  • kupec želi račun na podjetje;
  • želite na računu prikazati podatke kupca;
  • ima stranka dogovorjen popust;
  • želite račun poslati na njen e-poštni naslov;
  • želite prodajo povezati s konkretno stranko.

Izbira stranke ni obvezna. Pri običajni prodaji fizični osebi lahko polje »Stranka« pustite prazno.

2. Izbor obstoječe stranke

  1. Na blagajni poiščite polje »Stranka«.
  2. Začnite vpisovati šifro ali naziv stranke.
  3. Med prikazanimi rezultati izberite pravo stranko.
  4. Preverite prikazani naziv stranke.
  5. Nadaljujte z dodajanjem postavk in izdajo računa.

Stranko vedno izberite iz prikazanega seznama. Samo vpisano besedilo brez potrjene izbire ne pomeni, da je stranka pravilno dodana na račun.

3. Iskanje stranke

Če stranke ne najdete takoj:

  • vnesite samo del njenega naziva;
  • preverite morebitne različne zapise imena;
  • poskusite iskati po šifri;
  • po potrebi izberite ikono povečevalnega stekla za razširjeno iskanje.

Pred dodajanjem nove stranke preverite, ali stranka že obstaja, da ne ustvarite podvojenega zapisa.

4. Kaj se prenese po izboru stranke

Po izboru se na račun prenesejo:

  • naziv stranke;
  • davčni status stranke;
  • dogovorjeni popust na celoten račun;
  • e-poštni naslov za pošiljanje računa, če je vpisan pri stranki.

Prenesene podatke pred izdajo računa preverite. Če ima stranka nastavljen popust, se lahko skupni znesek računa samodejno spremeni.

5. Dodajanje nove stranke

  1. Ob polju »Stranka« izberite ikono plus.
  2. Odpre se obrazec za dodajanje stranke.
  3. Vnesite potrebne podatke.
  4. Preverite njihov zapis.
  5. Izberite Shrani.
  6. Po uspešnem shranjevanju novo stranko izberite na računu, če ni izbrana samodejno.

Vnesite najmanj podatke, ki jih potrebujete za pravilen prikaz kupca na računu.

Pri podjetju preverite predvsem:

  • uradni naziv;
  • naslov;
  • poštno številko in kraj;
  • davčno številko;
  • davčni status.

Za pošiljanje računa po e-pošti vnesite tudi pravilen e-poštni naslov.

6. Urejanje izbrane stranke

  1. Najprej izberite stranko.
  2. Ob polju »Stranka« izberite ikono svinčnika.
  3. Popravite potrebne podatke.
  4. Spremembe shranite.
  5. Ponovno preverite podatke na računu.

Stranko lahko urejate samo, če je pred tem izbrana. Podatkov ne spreminjajte, če niste prepričani, da gre za pravo stranko.

7. Odstranitev ali menjava stranke

Če ste izbrali napačno stranko:

  1. Počistite trenutno izbiro v polju »Stranka«.
  2. Ponovno poiščite pravilno stranko.
  3. Izberite jo s seznama.
  4. Preverite preneseni popust in davčni status.

Če stranke na računu ne potrebujete, lahko izbiro odstranite in račun izdate brez nje.

Po menjavi stranke ponovno preverite skupni znesek, saj ima lahko nova stranka drugačen dogovorjeni popust.

8. Kdaj stranko izbrati

Običajna fizična oseba

Če kupec ne zahteva svojih podatkov na računu, stranke praviloma ni treba izbrati.

Podjetje ali samostojni podjetnik

Izberite ali dodajte pravilno podjetje, da so na računu prikazani pravilni podatki kupca.

Redna stranka s popustom

Stranko izberite pred zaključkom računa, da se lahko upošteva njen dogovorjeni popust.

Pošiljanje računa po e-pošti

Če ima stranka shranjen e-poštni naslov, ga aplikacija lahko predlaga kot prejemnika.

9. Pomembna opozorila

  • Izbira stranke na blagajni ni obvezna.
  • Stranko izberite iz prikazanega seznama.
  • Pred dodajanjem nove stranke preverite, ali že obstaja.
  • Na račun izberite osebo ali podjetje, ki je dejanski kupec.
  • Po izboru preverite davčni status in popust.
  • Pri podjetju preverite davčno številko in uradni naziv.
  • Neaktivne stranke ni mogoče uporabiti na novem računu.
  • Stranko izberite pred izdajo računa.
  • Če je račun že izdan, kupca na njem ni mogoče zamenjati. Za pravilen nadaljnji postopek se posvetujte z odgovorno osebo.

10. Pogoste težave

Stranke ne najdem

Poskusite iskati po delu naziva ali po šifri.

Če stranka še ne obstaja, jo dodajte kot novo stranko.

Vnesel sem naziv, vendar računa ni mogoče izdati

Stranka je bila verjetno samo vpisana, ne pa tudi izbrana iz seznama. Polje počistite in stranko ponovno izberite med prikazanimi rezultati.

Stranke ni mogoče izbrati

Stranka je lahko označena kot neaktivna. Preverite njen zapis oziroma se obrnite na odgovorno osebo.

Po izboru stranke se je znesek spremenil

Stranka ima lahko nastavljen popust, ki se je samodejno prenesel na račun. Pred izdajo preverite prikazani popust in končni znesek.

E-poštni naslov ni predlagan

Stranka verjetno nima shranjenega e-poštnega naslova. Naslov vnesite pri pošiljanju ali dopolnite podatke stranke.

Izbral sem napačno stranko

Pred izdajo računa trenutno izbiro odstranite in izberite pravilno stranko.

Če je račun že izdan, kupca na njem ni mogoče zamenjati. Za pravilen nadaljnji postopek se posvetujte z odgovorno osebo.

11. Povezana navodila